Klantvriendelijke afhandeling van bezoekers met een plus
Hoe worden bezoeken op dit moment aan de receptie doorgegeven? Vaak gebeurt dit door een e-mail te sturen aan de receptie of door het even snel door te geven wanneer de bezoeker al (bijna) voor de deur staat. Wanneer de bezoeker daadwerkelijk voor de deur staat, moet de receptie vervolgens zoeken waar de aanmelding staat en zullen ze vaak direct naar de ontvanger bellen om het bezoek te verifiëren.
Dit kan veel beter geregeld worden! Met de Visitors-uitbreiding van het Security Portal heeft u een totaaloplossing voor het melden en afhandelen van bezoekers aan uw organisatie. Zo weet u zeker dat:
bezoeker op de hoogte is van de HSE-regels binnen de organisatie,
de portier op de hoogte is van de komst van het bezoek, en
de ontvanger een bevestiging heeft ontvangen van de komst van het bezoek.
Bij binnenkomst wordt van bezoekers vaak gevraagd een legitimatiebewijs te tonen en op een specifieke plek te parkeren. Door de introductie via de Visitors-module weet de bezoeker dit allemaal op voorhand en kan dus voorbereid uw organisatie bezoeken.
Bij veel van onze klanten wordt met badges gewerkt om toegang te krijgen tot specifieke ruimtes binnen het bedrijf. Doordat de bezoeker vooraf aangemeld is, kan de portier zorgen dat de badge (met de juiste rechten) klaarligt. Na legitimatie krijgt de bezoeker de badge en kan snel doorlopen. Hierdoor wordt de doorlooptijd bij de receptie aanzienlijk verkleind.
“Sinds de introductie van het Safety Portal met de Visitors-module is ons werk een stuk leuker en veel minder hectisch geworden.”
Wanneer u of een collega een bezoeker wilt ontvangen, kunt u dit in het Safety Portal aangeven. Vervolgens krijgt de bezoeker een e-mail met de door u opgegeven details van het bezoek en een knop om het bezoek te bevestigen. Het aanmeldingsproces ziet er als volgt uit:
In het Security Center heeft de receptie de beschikking over een overzicht met alle bezoekers die vandaag komen. Daarnaast is er ook een overzicht met de door u uitgenodigde bezoekers die u vandaag kunt verwachten.
Meer weten over het Security Portal en de Visitors-uitbreiding?
Samen werken aan een veilige en efficiënte organisatie
Wij gebruiken cookies op onze website. We gebruiken cookies voor statistische doeleinden, voorkeuren en marketingdoeleinden. Door op 'Accepteren' te klikken accepteer je het gebruik van alle cookies zoals beschreven in onze cookieverklaring.